фото 5

Правила ведения и оформления записей в трудовой книжке о приеме на работу

Прием на работу

Трудовая книжка – документ, подтверждающий опыт работы, стаж и квалификацию сотрудника. Изначально оформляется трудовая  на первом официальном месте работы и ведется до момента выхода человека на заслуженный отдых. Документ влияет на начисление пенсионных выплат, поэтому ошибки и неточности в нем недопустимы.

фото 6

Когда и зачем оформляют

Первичное оформление трудовой книжки с записью о приеме на работу – обязанность нанимателя, если человек устраивается на работу впервые. Как правило, чистые бланки уже хранятся на предприятии в отделе кадров или бухгалтерии. Впервые заключая трудовой договор, гражданин пишет заявление на выдачу новой трудовой книжки, на основании которого она оформляется и ведется длительный период до момента выхода на пенсию, а иногда и после этого. А для чего вообще нужен такой документ и что он предоставляет сотруднику и работодателю?

  1. Отражает стаж, что влияет на размер начисления пенсии и пособий.
  2. Фиксирует сведения об образовании, занесенные в документе. Это помогает восполнить пробелы при утере диплома, выданного в учебном заведении, если такое случилось.
  3. Специальный раздел помогает понять, имеются ли у работника благодарности и награждения, на каких предприятиях человек трудился, как часто меняет производственные места, причины его увольнений.

Общие правила заполнения, оформления, внесения сведений

Распорядок ведения, хранения и правильное оформление трудовых книжек регулируются Постановлением Правительства РФ No 225 от 16.04.2003 года. Нередко начинающие кадровики допускают ошибки на первой же странице.

Заполнение титульного листа

Начальная страница (титульный лист) содержит важные сведения о работнике: фамилию, имя, отчество, дату рождения, данные об образовании и квалификации, с обязательным указанием года и месяца от начала ведения документа. Подтверждаются эти сведения подписью сотрудника, работодателя и печатью организации.

Грубым нарушением являются всевозможные затирания ошибок на титульном листе. Как же исправить ошибочно внесенную запись? Зачеркните тонкой линией  ложную строку, сверху над ней либо на внутренней стороне обложки напишите верный вариант, укажите на основании чего было внесено исправление. Ниже представлен образец заполнения трудовой книжки:

фото 1
Аналогично вносятся корректировки при изменении личных сведений, например, смены фамилии при вступлении в брак.

Необходимые документы для оформления новой книги

Правильное заполнение новоиспеченной книжки оформляется не со слов сотрудника, а на основании представленных бумаг. Кадровику понадобится паспорт и «корочки» об образовании принятого работника (диплом, аттестат, сертификат). Данные в трудовой и представленных документах должны совпадать. При отсутствии паспорта (например, находится на прописке или обмене), фамилию, имя, отчество и дату рождения сотрудника можно заполнить на основании СНИЛС, но при условии, что Ф. И. О., указанные в личной карточке страхования, идентично сведениям в других документами (ИНН, военном билете, дипломе и прочими).

Принятие на работу

Запись в трудовой книжке о зачислении в штат организации вносится непосредственно после наименования структуры, в которую устраивается гражданин. Все данные заполняются шариковой ручкой одного цвета начиная с первой строчки.

Информация! Разрывы между строками недопустимы. Печать на записи о приеме на работу, а также подпись работодателя не ставится.

Пример записи о трудоустройстве:

фото 2
На странице указываются:

  • порядковый номер;
  • дата заполнения, которая может отличаться от даты издания приказа;
  • сведения о зачислении сотрудника на определенную должность в указанное структурное подразделение;
  • приказ о приеме на работу, как причина внесения записи.
Информация! Основанием для зачисления является трудовой договор между сотрудником и нанимателем, но в графе основания внесения записи указывается именно приказ.

Правильное оформление переводом

Возникают случаи, когда сотрудник оформляется в новую организацию в порядке перевода из другой компании. Обязательно указание информации о том, что сотрудник непросто устроился на работу, а был переведен из организации, это поможет ему сохранить непрерывный трудовой стаж. Как внести запись в трудовой в этом случае покажет образец:

фото 3
Исправление ошибочно внесенных данных

Документы заполняют не роботы, а потому имеют место опечатки, погрешности. Неверно внесенная запись о приеме подлежит исправлению. Недопустимы перечеркивания. После ошибочной информации следует фраза «Запись под номером … внесена ошибочно». Далее прописывается нужный вариант. Пример исправления записи:

фото 4
Аннулирование неверной информации

Нередко кадровые работники путают трудовые книжки и неправильно указывают в них записи о переводе либо увольнении работника, который продолжает трудиться на прежней должности. Возникает вопрос, как аннулировать ошибку? Достаточно прописать «Запись под номером… недействительна», поставить печать организации, указать должность, Ф. И. О. и подпись лица, заполнившего трудовую книжку. Данная информация указывается под следующим порядковым номером.

Когда вносится запись, сроки

В соответствии с законодательством срок внесения нужной пометки составляет 5 дней. То есть не позднее пятого рабочего дня после подписания трудового договора с сотрудником, книжка должна быть оформлена надлежащим образом и информация о трудоустройстве нового работника зафиксирована в Книге учета, движения и хранения трудовых книжек. Понятно, что оформление в отделе кадров возможно только при наличии полного пакета документов, необходимых для трудоустройства.

Оформление дубликата

Правила оформления дубликатов трудовых книг регламентированы законодательством. В период, когда человек официально не работает, документ хранится у него. Во время поездок на собеседования, переездов трудовые книжки часто теряются. На основании написанного сотрудником заявления работодатель должен выправить дубликат. Заявление пишется на имя руководителя компании в свободной форме. В нем указывается просьба об оформлении дубликата, а также причина  утери.

Записи о предыдущих местах работы вносятся согласно справкам, которые сотрудник предоставляет либо работодатель запрашивает самостоятельно. Прежде чем принять на работу и сделать запись в трудовой, необходимо указать все места работы, где принимаемый сотрудник когда-либо трудился официально.

Выдача при увольнении документа с печатью

Сотруднику необходимо выдать на руки все документы, связанные с его трудовой деятельностью. Перед тем как оформить запись об увольнении, требуется издать приказ, который и будет служить основанием. Не забудьте удостовериться в наличии проставленной печати организации или отдела кадров в документе в момент расчета и подписи лица, ответственного за ведение и заполнение трудовых. Пример записи об увольнении:

Видео по теме


Допущенные неточности или ошибки в трудовой книжке  приведут к тому, что при назначении пенсии гражданину придется обращаться к работодателям за уточняющими справками или делать письменные запросы. Неоднократно в Правительстве обсуждался вопрос об отмене документа, но пока все без изменения.

1 комментарий для “Правила ведения и оформления записей в трудовой книжке о приеме на работу

  1. У моей подруги была утеряна книжка трудовая и выдан дубликат, где на титульной странице был указан только год начале ведения записей ( без числа и месяца). На это никто внимания не обращал, отделы кадров делали записи и все было хорошо пока не пришла пора оформить пенсию. Вот здесь и прицепились к неправильно оформленной титульной странице. Потребовали подтверждения всех мест работы. Хорошо, что их было не много и все в одном городе. А всего то халатность и невнимательность ответственного работника отдела кадров.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *